Outsourcing IT — na co zwrócić uwagę podczas wyboru firmy?

Liczne korzyści outsourcingu IT sprawiają, że wielu przedsiębiorców z różnych branż w ostatnich latach zaczęło się nim interesować. Za popytem idzie podaż, w związku z czym pojawiło się wiele firm świadczących tego typu usługi — jednak nie wszystkie robią to równie dobrze. W takim razie, co należy uwzględnić, aby podjąć właściwą decyzję? Sprawdź!

Outsourcing IT — dlaczego wybór odpowiedniej firmy ma znaczenie?

Kiedy wiemy, czym jest outsourcing IT i stwierdzimy, że chcemy skorzystać z niego w swoim biznesie, od razu stajemy przed kolejnym dylematem. Z jaką firmą outsourcingową nawiązać współpracę, aby przebiegała ona sprawnie, efektywnie i w dobrej atmosferze? To niezwykle ważna kwestia. Zły dobór partnera może mieć bardzo poważne konsekwencje.

Opóźnienia w realizacji projektu (co przekłada się także na relacje z innymi kontrahentami, którzy mieli sprecyzowane oczekiwania co do daty jego ukończenia), niska jakość świadczonych usług, niewspółmiernie wysokie koszty — to tylko kilka przykładów potencjalnych problemów. 

Nie oznacza to, że należy się tej formy współpracy obawiać. Jeśli spojrzymy na wady i zalety outsourcingu IT, szybko zauważymy, że może on być bardzo korzystny. Jest jednak jeden warunek, czyli właśnie wyselekcjonowanie właściwej firmy outsourcingowej. Brak czasochłonnych rekrutacji i kosztów związanych z zatrudnieniem wewnętrznych specjalistów, łatwa dostępność ekspertów z różnych dziedzin, wygodne sposoby rozliczenia i wiele innych benefitów jest w zasięgu ręki. Wystarczy tylko zwrócić się po nie we właściwe miejsce.

Co wziąć pod uwagę, decydując się na outsourcing IT?

Outsourcing IT to często szeroko zakrojona i złożona usługa, która wiąże się dla przedsiębiorstwa ze sporymi kosztami. W związku z tym, porównując oferty poszczególnych firm outsourcingowych, jest sporo istotnych aspektów, których nie można lekceważyć. Poniżej opiszemy szczegółowo najważniejsze z nich.

Pierwszy krok — jakie mam oczekiwania?

Każdy przedsiębiorca może mieć nieco inne oczekiwania względem outsourcingu specjalistów IT, w zależności m.in. od branży, wielkości czy założonych celów. Wybrany usługodawca powinien je spełniać. Nie należy jednak zapominać, że firma zajmująca się outsourcingiem IT może dostarczyć rad i wskazówek, ale nie zna od podszewki działalności swojego klienta. Nie będzie więc w stanie w stu procentach zgadnąć, jakie ma on wymagania i potrzeby, jeśli sam jej tego nie zakomunikuje. 

Pierwszym krokiem, który należy wykonać, poszukując właściwego partnera biznesowego, jest więc poważne zastanowienie się nad tym, co chce się osiągnąć i w jaki sposób. Uzbrojonym w wiedzę, czego chcemy i potrzebujemy, łatwiej będzie zadawać potencjalnemu partnerowi celne pytania i ocenić, czy jest on odpowiednim wyborem. Zarówno w zakresie jakości wykonywanych usług, jak i tego, czy w ogóle świadczy on taką usługę, która jest w danym przypadku optymalna. 

Oferta wybranej firmy

Szeroka oferta firmy outsourcingowej oznacza w praktyce dostępność wielu form współpracy, a także wykwalifikowaną kadrę, na którą składają się eksperci o odmiennych stopniach zaawansowania i o różnorodnych kompetencjach (np. w zakresie poszczególnych technologii i narzędzi).

Niekiedy może się okazać, że potrzebujemy czegoś zupełnie innego, niż w pierwotnym założeniu. Jak wskazaliśmy w naszym artykule omawiającym body leasing vs outsourcing, gdy firmie potrzebny jest pojedynczy programista, tester czy inżynier systemów, a nie cały zespół, odpowiedni będzie nie outsourcing IT, tylko pierwsza z wymienionych usług.

Kontakt z klientem

Mało efektywna komunikacja to prosta droga do niesatysfakcjonujących efektów współpracy w zakresie outsourcingu usług IT i nie tylko. Analizując poszczególne oferty, należy więc zweryfikować kilka kwestii. Czy z firmą łatwo jest się skontaktować – jest dostępna w wygodnych godzinach, na wiele sposobów, np. zarówno mailowo, jak i telefonicznie? Jak długo czeka się na odpowiedź? Już w toku realizacji projektu te aspekty mogą okazać się kluczowe.

Na dobry, owocny kontakt z klientem składa się także to, czy po nawiązaniu współpracy firma outsourcingowa dba o regularne informowanie o statusie prac, napotkanych problemach i innych ważnych kwestiach.

Indywidualne i profesjonalne podejście do klienta

Klient ma prawo oczekiwać od wykonawcy usług, czyli w tym wypadku outsourcingu IT, pełnego profesjonalizmu: rzetelnych i zrozumiałych odpowiedzi na zadawane pytania, zachowania odpowiedniego tonu, terminowej realizacji. Te aspekty trudno ocenić na podstawie np. samej strony internetowej firmy (chociaż warto zwrócić uwagę na to, czy jest dobrze przygotowana, zarówno pod względem technicznym, jak i merytorycznym). 

Ewentualne braki uwidaczniają się nierzadko już na etapie wstępnych, niezobowiązujących rozmów na temat potencjalnej współpracy. Jeśli zwrócimy na to uwagę, możemy zauważyć, czy firma jest skłonna do skrojenia usługi na miarę potrzeb klienta, czy posługuje się jedynie jednym, sztywnym szablonem współpracy.

Koszt usługi

Koszt niemal zawsze gra dużą rolę w podejmowaniu decyzji o wyborze określonej oferty, niezależnie od tego, czy chodzi o outsourcing specjalistów IT, czy innego rodzaju rozwiązania i usługi IT. Warto podchodzić do niego racjonalnie, kierując się nie tylko tym, aby był jak najniższy, a dbałością o jak najlepszy stosunek ceny do jakości.

W zależności od procedur przyjętych przez daną firmę outsourcingową, a także potrzeb klienta, rozliczenie może następować na różnych zasadach. W Develos zależy nam na elastycznym podejściu, które umożliwi dostosowanie się do każdej sytuacji. W związku z tym wykorzystujemy dwa rozwiązania, jeśli chodzi o outsourcing IT: opłaty oparte na stawkach godzinowych i fixed-price, czyli z góry określony koszt. 

W pierwszym przypadku stawka każdego członka zespołu jest mnożona przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez niego nad projektem, w danym okresie rozliczeniowym. Taka opcja jest wygodna dla projektów bezterminowych (np. polegających na utrzymaniu aplikacji i jej stałym ulepszaniu). Stała cena outsourcingu IT sprawdza się, gdy chodzi o realizację konkretnego projektu o wyraźnie zdefiniowanym celu końcowym (na przykład wykonania aplikacji mobilnej), według z góry określonej specyfikacji.

Opinie na temat firmy

Szczere recenzje i opinie dotychczasowych klientów firmy oferującej outsourcing usług IT to niezwykle cenne źródło informacji. Dzięki nim skonfrontujesz zapewnienia potencjalnego partnera biznesowego z rzeczywistością, bez ryzyka związanego z testowaniem ich na własnym projekcie. 

Opinii możesz szukać między innymi w mediach społecznościowych, na portalach branżowych czy na profilu firmy w Google. Warto także sprawdzić, czy na jej stronie internetowej nie znajdują się szczegółowe testymoniale i opisy dotychczasowych realizacji.

Outsourcing IT — podsumowanie

Niezależnie od tego, w jakiej branży prowadzimy działania, warto wiedzieć, co to jest outsourcing IT. Realizowanie projektów z zakresu nowych technologii własnymi siłami jest na tyle uciążliwe i kosztowne, że sięgnięcie po zewnętrzne wsparcie często okazuje się dużo korzystniejszym rozwiązaniem. Jednak, aby osiągnąć optymalne efekty, nie można wybierać partnera biznesowego na chybił trafił. 

Liczymy, że zebrane powyżej wskazówki pomogą Wam w bezproblemowej i skutecznej ocenie potencjalnych kontrahentów. Gdyby pojawiły się jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, specjaliści Develos są do Waszej dyspozycji. W naszej ofercie znajdziecie zarówno outsourcing usług IT, jak i body leasing i wiele więcej. Zapraszamy!