Jakie korzyści wynikają z zarządzania zasobami IT?

Efektywne zarządzanie zasobami IT staje się priorytetem dla coraz większej liczby organizacji, nie tylko tych największych. Nawet w małych i średnich firmach zaczyna odgrywać coraz większą rolę. Z czego to wynika? Co można zyskać, optymalizując procesy zarządzania zasobami IT w przedsiębiorstwie? Czytaj dalej, a wszystkiego się dowiesz!

Na czym polega zarządzanie zasobami IT?

Zarządzanie zasobami IT, występujące również pod nazwą IT Asset Management, to nic innego, jak wszelkie czynności związane z oprogramowaniem, danymi i sprzętem elektronicznym (komputerami, laptopami, smartfonami, drukarkami, projektorami i nie tylko) wykorzystywanym w firmie. 

Składa się na nie m.in. przechowywanie, aktualizowanie i kontrolowanie informacji o dostępności zasobów, ich stanie, wersji, producentach, dacie zakupu, przypisanych do nich pracownikach, ewentualnych problemach z działaniem. Celem jest zarządzanie zasobami na każdym etapie w całym ich „cyklu życia”, począwszy od budżetowania i zakupu, przez użytkowanie, po wycofanie z użytku. 

W efekcie firma jest w stanie ocenić, czy każdy zasób jest faktycznie potrzebny, jaka jest jego wydajność, czy warto dalej w niego inwestować (czasami np. okazuje się, że przewidywane koszty konserwacji i napraw danego urządzenia w niedalekiej przyszłości będą podobne do kosztu zakupu nowego sprzętu), a także co trzeba zrobić, aby był wykorzystywany optymalnie. 

W pewnym momencie funkcjonowania przedsiębiorstwa sprawne zarządzanie zasobami IT może okazać się po prostu niezbędne. Nie należy ono do prostych zadań, choć wiele zależy od tego, z jakiego oprogramowania się korzysta. Dobre narzędzie znacznie przyspieszy i uprości wszystkie procesy w tym zakresie. 

Dlaczego skuteczne zarządzanie zasobami IT jest ważne?

Nawet w małych organizacjach z roku na rok mnoży się liczba różnego rodzaju sprzętu i oprogramowania (m.in. antywirusów, VPN-ów i innych narzędzi pozwalających na zarządzanie ryzykiem IT), nie mówiąc już o większych przedsiębiorstwach. Brak usystematyzowanego i zoptymalizowanego procesu zarządzania zasobami IT może w związku z tym mieć poważne konsekwencje.

Chaos organizacyjny i słaby przepływ informacji często doprowadzają do niepotrzebnych kosztów np. zakupu nowego sprzętu, gdy w rzeczywistości nie ma takiej potrzeby, opóźnień w przedłużaniu licencji, czy też utrudnionym procesie wsparcia technicznego. Mogą także przyczyniać się do pojawiania się nieprzyjemnych niespodzianek. 

Przykładowo, umiejętnie zarządzając zasobami IT, możemy wyposażać się w sprzęt i oprogramowanie w dogodnych momentach, tak aby nie przepłacić i nie nadszarpnąć zbyt mocno firmowego budżetu w jednej chwili. W przypadku, gdy nie dbamy o ten aspekt, nagle okazuje się, że mamy wiele kosztownych wydatków do poniesienia „na już”.

Zdecentralizowane, niezorganizowane zarządzanie zasobami, a właściwie jego brak, może być szczególnie uciążliwe w przypadku, gdy poszczególne działy lub indywidualni pracownicy korzystają z różnego typu urządzeń i oprogramowania, a często tak właśnie się dzieje. Niekiedy okazuje się, że władze firmy nie wiedzą i nie panują nad tym, w jaki sposób (i jak efektywnie) wykorzystywany jest budżet.

Najważniejsze korzyści efektywnego zarządzania zasobami IT

Wiedząc dokładnie, iloma i jakimi zasobami IT dysponuje firma, co się z nimi dzieje i kto nimi dysponuje, łatwiej jest podejmować właściwe decyzje biznesowe, a także zadbać o ciągłość pracy. Przenoszenie urządzeń i licencji między działami i pracownikami we właściwych momentach, budżetowanie nowych zasobów, regularna konserwacja i przeglądy — wszystko to przełoży się na firmę funkcjonującą jak sprawnie naoliwiona maszyna.

Świadome i strategiczne zarządzanie zasobami IT wpływa na tempo i efektywność rozwiązywania problemów technicznych w organizacji, a nawet pozwala ich unikać. Wymiana urządzeń we właściwym momencie, wdrożenie niezbędnej aktualizacji czy też odnowienie zawczasu wygasających licencji zapobiegnie fali zgłoszeń od pracowników, którym niespodziewanie coś przestanie działać prawidłowo.

Nie sposób ponownie nie wspomnieć o kwestii budżetu. Kontrolując na bieżąco liczbę oraz stan zasobów, można eliminować niepotrzebne, nieprzemyślane wydatki, centralizując proces zakupu licencji czy oprogramowania i tworząc dalekosiężne plany w tym zakresie. Dzięki temu nie dojdzie do dublowania zakupów, uda się też zidentyfikować i usunąć pozostające formalnie na stanie zasoby-widmo, których w istocie nie ma. 

Skuteczne zarządzanie zasobami IT to także recepta na inne bolączki, zwłaszcza te typowe dla innych organizacji. Choćby na sytuacje, gdy różnego rodzaju urządzenia kurzą się w magazynie, podczas gdy mogłyby być wykorzystywane, ale po prostu o nich zapomniano. 

Dlaczego potrzebujesz oprogramowania do zarządzania zasobami?

Zarządzać zasobami IT można na różne sposoby, mniej lub bardziej zaawansowane. Natomiast zawsze warto robić to przy pomocy profesjonalnych narzędzi. O ile nie mówimy o dosłownie kilku urządzeniach czy licencjach, prosty arkusz kalkulacyjny prędzej czy później okaże się niewystarczający. Nie jest to ani wygodna, ani efektywna opcja, biorąc pod uwagę m.in. brak różnego rodzaju ułatwień przydatnych konkretnie w kontekście zarządzania zasobami.

Dedykowane oprogramowanie do zarządzania zasobami IT nie tylko gromadzi kluczowe informacje w jednym miejscu w przystępny sposób, ale może mieć także wiele innych funkcji. Należą do nich m.in. automatyczne generowanie raportów o zużyciu zasobów, które znacząco przyspiesza pracę i pozwala skupić się na analizie oraz podejmowaniu decyzji, a nie na żmudnym opracowywaniu danych.

Na rynku, dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania zasobami IT, które różnią się m.in. kosztem użytkowania, łatwością obsługi oraz oferowanymi funkcjami. Niektóre z nich pozwalają na przykład na zdalne zarządzanie oprogramowaniem, w tym wdrażanie aktualizacji, a także monitorowanie zainstalowanych narzędzi i wykrywanie nielegalnego software’u. Podejmując decyzję o wyborze takiego narzędzia, warto także zwrócić uwagę na grupę docelową. Część z nich jest kierowana przede wszystkim do dużych przedsiębiorstw, inne mają bardziej uniwersalne zastosowanie.

Każda firma jest inna i może mieć różne potrzeby, w związku z czym pewni przedsiębiorcy decydują się na stworzenie dedykowanego rozwiązania odpowiadającego konkretnie na ich potrzeby. Twoje przedsiębiorstwo nie ma wewnętrznych ekspertów, którzy mogliby się tym zająć? Nie ma problemu. Nie trzeba robić tego własnymi siłami, można powierzyć zadanie przygotowania odpowiedniego oprogramowania (a także jego późniejszego wspierania i rozwijania) zewnętrznym specjalistom. 

W ten sposób można mieć pewność, że zarządzanie zasobami IT nie będzie wymagało kompromisów na żadnym poziomie. Nie zabraknie ani jednej ważnej funkcjonalności, a narzędzie zostanie idealnie dopasowane do branży, typu wykorzystywanych zasobów, struktury firmy i innych istotnych okoliczności.

Od czego zacząć zarządzanie zasobami IT?

Skuteczne zarządzanie projektami IT wymaga strategicznego myślenia i planowania. Jest to niezbędne także w przypadku zarządzania zasobami IT. Zwłaszcza jeśli chcemy wdrożyć je w większej organizacji, a więc stajemy przed sporym wyzwaniem związanym z dużą liczbą zasobów do dokumentowania i kontroli.

W pierwszej kolejności warto przeprowadzić szeroko zakrojoną inwentaryzację posiadanych zasobów, tak aby nie natrafić na niemiłe niespodzianki na dalszym etapie. Zanim zacznie się wdrażać jakiekolwiek skomplikowane procesy i czynności, trzeba najpierw wiedzieć, czym się dysponuje. Mając już takie informacje, można uzupełniać je o kolejne dane, a także zacząć weryfikację słabych obszarów, błędów i luk do wypełnienia.

Warto jak najszybciej dobrać lub stworzyć właściwe oprogramowanie do zarządzania zasobami IT, tak aby gromadzić wszystkie dane w jednym miejscu i nie musieć tracić czasu na szukanie ich w różnych źródłach. Trzeba także zadbać o odpowiednią kulturę w organizacji i ustanowić procesy, które zapewnią, że ewentualne zmiany w stanie zasobów, problemy i braki będą zgłaszane, a także, że nie będzie zdarzało się dysponowanie zasobami (np. zakup nowych) bez udziału i wiedzy osób za to odpowiedzialnych.

Skuteczne zarządzanie zasobami IT — kluczowe wskazówki

Jak już zasygnalizowano, zarządzanie zasobami IT, aby było w pełni skuteczne, wymaga synergii między specjalistami z tego zakresu a pozostałymi pracownikami. Istotne jest, aby umożliwić całej kadrze łatwe, bezproblemowe i szybkie zgłaszanie problemów, potrzeb czy sugestii. Dzięki temu można efektywnie wypełniać istniejące luki, usuwać nieprawidłowości i unikać zatorów informacyjnych.

Firma jest w stanie w ramach zarządzania zasobami IT monitorować i kontrolować pewne aspekty „z urzędu” (np. terminy wygaśnięcia licencji), jednak nie wszystkie. Na przykład bez informacji pozyskanych od innych działów eksperci od zarządzania zasobami nie będą w stanie stwierdzić, czy dane oprogramowanie się sprawdza i warto korzystać z niego dalej, czy też lepiej rozejrzeć się za alternatywami. 

Ponadto wraz z pozyskiwaniem kolejnych klientów i projektów, a także pojawianiem się nowych metod pracy oraz zadań, może pojawić się zapotrzebowanie na zupełnie nowego typu narzędzia i sprzęt, które dotychczas nie były przez firmę wykorzystywane. Dbanie o sprawny przepływ informacji, a także szybkie reagowanie na pojawiające się pytania i wątpliwości, zapewni optymalizację wykorzystywanych zasobów na każdym poziomie, zaczynając od kosztów, a kończąc na dostępności.

Chociaż wszystko, o czym opowiedzieliśmy w tym materiale, mogło brzmieć skomplikowanie, nie warto rezygnować z wdrażania sformalizowanych procesów zarządzania zasobami IT w swojej firmie! Na dłuższą metę odpowiednia organizacja może przynieść liczne korzyści, a także pozwoli uniknąć licznych przykrych niespodzianek.