Dokumentacja projektowa w IT — dlaczego jest istotna i jak ją stworzyć?

W teorii da się realizować projekty (nie tylko informatyczne), bez sformalizowanych form ich planowania i nadzorowania. W praktyce, nie bez powodu, jest to jednak coraz rzadziej spotykane. W tym artykule wyjaśnimy, dlaczego dokumentacja projektowa w IT pełni tak ważną rolę, i doradzimy, jak prowadzić ją właściwie!

Do czego służy dokumentacja projektowa w IT?

Dokumentacja w IT to pojęcie nieostre — nie ma jednej, zgodnie przyjętej definicji, może więc być interpretowane nieco inaczej zależnie od kontekstu. Zwykle mamy jednak na myśli dokument lub zestaw dokumentów o charakterze biznesowym i/lub technicznym, odnoszący się do konkretnego projektu informatycznego.

Dokumentacja projektowa w informatyce (i nie tylko) przybiera różne formy, przede wszystkim z uwagi na to, że bywa kierowana do zupełnie odmiennych grup odbiorców. Jej celem może być, w zależności od tego, kto ma ją odczytać, wyjaśnienie wymagań wobec aplikacji, jej parametrów technicznych czy też poinstruowanie użytkowników, jak prawidłowo z niej korzystać.

Jeśli tworzymy rozwiązania i usługi IT na potrzeby własnych pracowników lub klientów, możemy podejść do tego aspektu nieco inaczej niż w przypadku, gdy przygotowujemy oprogramowanie na zamówienie. Choćby z racji na to, że w tych drugich okolicznościach rozwojem i utrzymaniem oprogramowania będą potencjalnie zajmowali się zewnętrzni eksperci. 

Znaczenie ma też rozmiar i cel projektu. Siłą rzeczy, dokumentacja projektowa IT dla niewielkiej aplikacji o kilku prostych funkcjach będzie mniej złożona niż dla skomplikowanego, zaawansowanego oprogramowania.

Dlaczego warto prowadzić dokumentację projektową w IT?

Prowadzenie dokładnej dokumentacji to kluczowy element skutecznego zarządzania projektami IT. Zapisy te stanowią fundament, na którym opiera się cała struktura projektu, zapewniając klarowność i przejrzystość w procesie realizacji, rozwoju i użytkowania oprogramowania.

Dokumentacja projektowa w IT przede wszystkim służy jako niezawodne źródło informacji dla wszystkich zainteresowanych stron w toku zamówienia na dedykowane oprogramowanie. Zarówno dla członków zespołu projektowego, jak i dla interesariuszy zewnętrznych, dostęp do poprawnie przygotowanej dokumentacji jest niezbędny do skutecznej komunikacji i współpracy. Dzięki temu unikamy nieporozumień i zapewniamy spójność w realizacji celów projektu. 

Mając dostęp do takich informacji, łatwiej jest także rozwijać projekt: zwłaszcza podczas pierwszego kontaktu z nim, czy wracając do niego po czasie, kiedy trudno oczekiwać, abyśmy doskonale pamiętali każdą napisaną linijkę kodu.

Stricte pod kątem samego procesu tworzenia aplikacji, prowadzenie dokumentacji projektowej w IT umożliwia śledzenie postępu prac oraz monitorowanie osiągniętych wyników. Dzięki temu menedżerowie mogą skutecznie zarządzać zasobami i terminami, identyfikować potencjalne problemy oraz podejmować odpowiednie działania korygujące w razie potrzeby. Jest to nieocenione w kontekście terminowości i jakości realizacji projektu.

Co więcej, dokumentacja projektowa w informatyce stanowi cenny zasób wiedzy dla przyszłych działań i procesów. Poprzez szczegółowe udokumentowanie etapów realizacji projektu, wraz z podejmowanymi decyzjami i rozwiązaniami, tworzymy bazę doświadczeń, na które można się powoływać w przyszłości. To istotne zarówno dla ciągłego doskonalenia procesów wewnętrznych, jak i dla budowania zaufania klientów poprzez transparentność i profesjonalizm.

Z punktu widzenia użytkownika aplikacji, taka przykładowa dokumentacja projektowa, jak instrukcje użytkowania lub inne materiały pomocnicze, to z kolei sposób na uniknięcie zbędnych problemów i szybkie rozwiązanie ewentualnych trudności w obsłudze oprogramowania. W efekcie m.in. zmniejsza się obciążenie zespołu wsparcia technicznego i obsługi klienta.

Co powinna obejmować kompletna dokumentacja projektowa w IT?

Jak wspomniano, kompletna dokumentacja projektowa w IT może w każdym przypadku wyglądać inaczej, w zależności od indywidualnych okoliczności. Należy więc dobrze zastanowić się nad tym, czego będzie potrzebował i oczekiwał jej docelowy odbiorca i na tej podstawie ustalić, co się w niej znajdzie. Najczęściej spotykane elementy dokumentacji projektowej w informatyce to przede wszystkim:

• opis projektu: szczegółowe przedstawienie celów, zakresu i wymagań projektu, wraz z identyfikacją interesariuszy i ich oczekiwań;
• struktura i harmonogram: określenie organizacji zespołu projektowego, przydziału ról i odpowiedzialności oraz ustalenie hierarchii decyzyjnej, a także wskazanie kluczowych etapów, terminów i zależności między nimi;
• dokumentacja techniczna IT: szczegółowe opisy architektury systemu, algorytmów, interfejsów oraz innych technicznych rozwiązań stosowanych w projekcie;
• testy i walidacja: planowanie, dokumentowanie i wyniki przeprowadzonych testów, wraz z ewentualnymi korektami i poprawkami;
• dokumentacja użytkownika: instrukcje obsługi, podręczniki użytkownika oraz wszelkie inne materiały pomocnicze dla końcowego użytkownika produktu.

Oprócz tego w skład całego zestawu dokumentacji IT mogą wchodzić m.in. analiza ryzyka (czyli identyfikacja potencjalnych zagrożeń i określenie strategii ich minimalizacji lub eliminacji) oraz dokumentacja postimplementacyjna (opisująca wyniki projektu i wyciągnięte z niego lekcje).

Jak przygotować dokumentację projektową w IT?

Pytanie, jak przygotować kompletną dokumentację projektową w IT, można interpretować dwojako: jak zrobić to właściwie lub jakie kroki po kolei podjąć, aby ją wykonać. W pierwszej kolejności omówimy tę pierwszą kwestię.

Dobra dokumentacja projektowa w IT to przede wszystkim taka, która jest czytelna i zrozumiała dla jej odbiorców. Musi więc zostać dostosowana do grupy docelowej pod względem tematyki, ale też wykorzystywanego słownictwa i sposobu objaśniania omawianych konceptów. Inaczej będziemy opracowywać ją z myślą o deweloperze, który chce skorzystać z API aplikacji, a inaczej o użytkowniku końcowym, który może mieć niewiele wspólnego z programowaniem.

Zawsze należy też zadbać o przejrzystość dokumentu. Powinien być łatwy i szybki w nawigacji. W praktyce oznacza to m.in. zaplanowanie logicznego podziału na sekcje i stworzenie spisu treści, który pozwoli błyskawicznie odszukać interesujący danego czytelnika fragment. Ma to szczególne znaczenie w przypadku długich dokumentacji IT tworzonych dla złożonych projektów, w przypadku których wyszukiwanie informacji ręcznie mogłoby być czasochłonne i uciążliwe.

Znając już najważniejsze praktyki, możemy przejść do etapu tworzenia dokumentacji. Od czego więc zacząć? Modelowo proces tworzenia dokumentacji projektowej w IT może wyglądać następująco:

1. Określenie głównych celów i zakresu dokumentacji oraz identyfikacja grupy docelowej.
2. Dokładna analiza wymagań projektu, zarówno biznesowych, jak i technicznych, które powinny zostać uwzględnione w dokumentacji.
3. Ustalenie logicznej struktury dokumentu, podział na sekcje i określenie hierarchii informacji.
4. Stworzenie treści dokumentacji dla poszczególnych sekcji.
5. Przeprowadzenie testów dokumentacji przez przedstawicieli grupy docelowej, aby upewnić się, że jest zrozumiała i spełnia swoje cele.
6. Regularne aktualizowanie dokumentacji w miarę postępu projektu oraz po jego zakończeniu, aby zapewnić jej aktualność i użyteczność.

Oczywiście, jest to tylko przykład procesu tworzenia dokumentacji, który należy dostosować do własnych potrzeb.

Przykładowa dokumentacja projektu informatycznego — jak może wyglądać?

Podejścia do tworzenia dokumentacji projektu IT są naprawdę różnorodne, można jednak dostrzec pewne trendy w branży, które cieszą się szczególną popularnością. W przypadku mniejszych, prostszych projektów, często spotykanym rozwiązaniem jest generowanie komentarzy z kodu źródłowego przy wykorzystaniu specjalnych narzędzi. Alternatywne podejście to metoda Documentation as Code, w ramach której dokumentację pisze się przy użyciu tych samych procesów i narzędzi, co przy kodowaniu.

Oprócz kodu i elementów opisowych przykładowa dokumentacja projektu informatycznego może zawierać także różnego rodzaju graficzne reprezentacje architektury systemu, diagramy UML, schematy baz danych i mapy procesów.

Kluczowe jest to, aby dopasować formę i zawartość dokumentacji IT do jej treści, tak aby w efekcie była maksymalnie zrozumiała i czytelna. Nie jest to łatwe i wymaga wprawy, ale na dłuższą metę może mieć duże znaczenie!