eReview - Et system for signering og sporing av endringer i PDF-dokumenter
Denne dokumentgjennomgangsappen effektiviserer PDF-arbeidsflyter ved å spore endringer og kommentarer, gi tydelige tidslinjer for korrekturlesere og automatisere endelige godkjenninger. Den sikrer at dokumentet er fullstendig og øker teamets effektivitet.
Vår dokumentgjennomgangsapplikasjon ble laget for institusjoner som trenger en effektiv og transparent PDF-filarbeidsflyt. Systemet muliggjør full sporing av kommentarer og endringer, noe som eliminerer problemet med tapte kommentarer og gir alle anmeldere tilgang til endringshistorikken. Dette gjør samarbeidet mellom team mer transparent og effektivt.
Et nøkkelelement er muligheten til å definere tidsrammer for individuelle gjennomgangsfaser. Applikasjonen sikrer at hver anmelder har en angitt frist for å godta eller sende inn kommentarer, noe som reduserer risikoen for forsinkelser betydelig. Beslutningsprosessen blir raskere og mer disiplinert, noe som fører til mer effektiv prosjektgjennomføring.
En ytterligere fordel med løsningen er automatiseringen av den endelige godkjenningsprosessen. Systemet samler uavhengig inn alle nødvendige signaturer og samtykker, og leverer deretter et komplett, verifisert dokument til alle interessenter. Kunder kan være trygge på at ingen formaliteter er utelatt, og at dokumentasjonen er fullstendig og i samsvar med kravene.
Hele løsningen effektiviserer ikke bare det daglige arbeidet, men øker også brukertilfredshet og komfort. Takket være automatisering og tydelige tidslinjer får bedrifter et verktøy som virkelig støtter driftseffektivitet og minimerer risikoen for feil i kritiske prosesser.
Fagområde
Kommunikasjon
Kunde
Fullført dato
Februar 2020
Prosjektets omfang
Tyskland
Samarbeidsform
IT-outsourcing
Problem
Et av hovedproblemene i dokumentgjennomgangsprosessen var tapet av kommentarer lagt til av individuelle brukere. I tradisjonelle arbeidsflyter, med flere versjoner av PDF-filer, gikk noen kommentarer tapt eller var ikke synlige for påfølgende korrekturlesere, noe som førte til feil og ufullstendig innholdsverifisering.
Gjennomgangsprosessen krevde involvering av flere korrekturlesere. Mangelen på nøyaktig definerte tidsrammer på individuelle stadier medførte at dokumenter ofte ble sittende fast på et tidspunkt. Forsinkelser i innsending av anmeldelser forsinket hele godkjenningsprosessen og hindret rettidig fullføring av prosessen.
Ferdigstillelsen av dokumentet krevde innsamling av alle nødvendige signaturer og samtykker. Den tradisjonelle prosessen manglet verktøy for å sikre full kontroll over om hver nødvendige anmelder hadde gitt sin godkjenning. Dette førte til at dokumenter ble distribuert uten et fullstendig sett med autorisasjoner, noe som medførte risiko for formelle og prosedyremessige uregelmessigheter.
Forretningsverdi
Programvaren løste problemet med tapte kommentarer i PDF-filer ved å introdusere et sentralt system for endringssporing. Dette gir hver korrekturleser full tilgang til kommentarhistorikken, noe som øker gjennomsiktigheten og forenkler teamsamarbeidet.
Ved å definere tidsrammer for korrekturlesere, sikrer systemet at alle deltakere har tid til å kommentere. Dette forkorter gjennomgangstiden og minimerer risikoen for forsinkelser i dokumentarbeidsflyten.
Den implementerte løsningen samler automatisk inn signaturer og samtykker i alle nødvendige trinn. Klienten mottar et komplett, bekreftet dokument raskere og uten risiko for å gå glipp av viktige formaliteter.
Det startet med en liten bestilling
Først og fremst jobbet jeg med Dawid som frilanser for å utvikle noen maler for en webapplikasjon. Dawid var veldig responsiv og har et godt øye for brukergrensesnitt. Videre gjør hans tekniske evner brukergrensesnittdesignene hans ekstremt nyttige og praktiske. Dawid var alltid glad for å investere tid i å hjelpe teamet vårt med teknologiforslag og beste praksis. Og dette var et lite oppdrag.
Vi hadde muligheten til å engasjere Develos i et større prosjekt som varte i 4–5 måneder. Vi hadde en kort tidslinje og løst definerte krav. Selv om dette ikke er det beste scenariet for noe team, klarte vi å fullføre prosjektet i tide og innenfor budsjett.
Som med ethvert team er gode prosjektledelsesferdigheter og sporingskrav et must. Brukerbarhetstesting er også viktig med enhver applikasjon. Med Develos var de fleksible i tilfelle vi måtte endre designet for brukervennlighet. Generelt sett oppfylte de estimatene sine, og det var ingen problemer med leveransene.
Uten å nøle ville jeg samarbeidet med Develos igjen og vil anbefale dem til prosjektet ditt.
Charles B. Rich
CEO Source 360 Group
Den beste kvaliteten på samarbeidet kommer fra personlig tilnærming og perfekt forståelse for andre parter. Derfor oppfordrer vi deg til å kontakte oss, slik at vi bedre kan forstå dine behov og presentere et tilstrekkelig tilbud for våre tjenester
